Al día de hoy en toda empresa moderna, existe por necesidades de funcionamiento, una sección identificada como el Departamento de Informática. Esta oficina tiene como propósito particular, ocuparse en mantener al día todas las operaciones que tienen alguna relación con los procedimientos informáticos. Esto abarca desde los equipos hasta las fuentes de información o “bancos de datos”. En breves palabras, se ocupa de las tecnologías de la información y negocios.
Estas herramientas, funcionan de manera análoga a la utilidad que tiene para cada persona sus accesorios electrónicos personales (smartphones, tablets, etc.). Las tecnologías de información han llegado a convertirse en un apoyo imprescindible e invaluable para los negocios más relevantes del mundo de hoy. Son un recurso que optimiza la operatividad y productividad de las empresas, ayuda a lograr de un modo bien coordinado, las metas establecidas en su planificación.
Hasta hace poco menos de un medio siglo, organizar y poner en marcha un negocio requería por un lado, el esfuerzo de muchas personas. Por el otro, demandaba emplear una buena cantidad de tiempo. Hoy día, con la presencia y capacidades de los ordenadores, toda la dinámica de los procesos de organización y producción se han facilitado enormemente. Los ordenadores, han ayudado tremendamente, a reducir los tiempos de coordinación de todo el trabajo de la producción.
A pesar de todo, todavía quedan no pocas personas que suelen no darle tanto crédito a la ayuda que prestan los dispositivos tecnológicos hoy en día. Todavía les es bastante difícil de entender que esta tecnología ha abierto la posibilidad de resolver problemas que de otro modo, no se hubiesen resuelto. La historia ha demostrado con suficientes elementos de convicción que sin la tecnología, el mundo no hubiese avanzado tanto como lo ha hecho hasta hoy. ¡Sin duda alguna!
¿Cuál es la utilidad que brindan las tecnologías de información y negocios?
De hecho, las tecnologías de la información y negocios prestan una muy trascendental ayuda, desde el punto de vista de sus funciones en las empresas. Se puede decir que intervienen en casi todas (si no en todas) las actividades de organización y control de cada negocio en el que están incorporadas. Aún así, existen algunas funciones que sería de interés hacer resaltar:
Manejo de los datos
Este es uno de sus atributos clave. Las empresas actuales están obligadas a procesar una enorme cantidad de información que es de carácter vital para poder presentarse, con ventaja, en el mercado. Esos datos llegan a las empresas en múltiples formatos: emails, mensajes de audio, mensajes de vídeo, mensajes de texto, redes sociales, comentarios de usuarios, etc.
Toda empresa seria va a necesitar de alguna entidad que gestione tal volumen de información, que administre esa “base de datos”. Esa entidad es, precisamente, un departamento de tecnologías de información. Esa “base de datos” hará posible que tu negocio cumpla con algunas actividades clave:
- Compilar información: los archivos tradicionales estaban constituídos por voluminosos muebles que almacenaban enormes cantidades de papel que aunque necesarias, resultaban poco prácticas de manejar. Los ordenadores hacen posible que tengas volúmenes superiores de información en un espacio mínimo y accesible tan solo a la distancia de un clic.
- Administración de la información: La información por sí sola, es sumamente necesaria; sin embargo, para que se le pueda extraer el mayor provecho, debe estar sistematizada: ordenada, clasificada, estructurada. De este modo, tiene todas las capacidades para ser el denominador para la definición de un curso de acción para las empresas.
¿En dónde se organiza y se trata la información?
El departamento de tecnologías de la información y negocios es el que hace posible el aprovechamiento máximo de toda la información compilada: la presenta analizada, ordenada y graficada para apoyar toda decisión que haya que tomar.
- Agiliza el acceso a la información: en primer lugar, es necesario mantener los datos prestos para ser utilizados por las empresas en la definición de sus políticas. Al mismo tiempo, esos datos que son útiles para un tipo de negocio, se sabe que también son útiles a la competencia. Por esta razón, es de gran importancia mantenerlos protegidos contra accesos y usos ilegítimos. Esta es otra de las responsabilidades clave del departamento.
Mantener fluidez de la comunicación
Una empresa no puede funcionar eficientemente si no existe una comunicación fluida, constante y segura entre sus diversas instancias. Hacer realidad esta necesidad, es otra de las responsabilidades cruciales del departamento de tecnologías de información. Por suerte para todos, los ordenadores y la web han facilitado el desarrollar tanto la comunicación interna como la externa de las empresas.
Internet ha hecho posible que cualquier negocio pueda comunicarse con filiales, otras empresas o proveedores en cualquier parte del mundo con gran facilidad y rapidez. Esta capacidad ha contribuido a potenciar las actividades tanto de producción como de distribución de las empresas.
Existen cuatro rutas de comunicación básicas mediante el uso de ordenadores en una empresa
- El e-mail: el correo electrónico se ha convertido en el vehículo de comunicación por excelencia. Después del teléfono, es el medio primario de comunicación entre la gente común y también las empresas. Este medio aligera el intercambio tanto con los trabajadores como con los clientes y proveedores de las empresas. Por supuesto, reduce el uso del tiempo que se necesitaba con anterioridad para el mismo fin.
Así como el papel con anterioridad, los emails mantienen una constancia de todas las comunicaciones tanto de ida como de vuelta.
- Los programas de trabajo en grupo: también llamados “software de colaboración”, hacen posible que múltiples trabajadores puedan “reunirse” para realizar un trabajo conjunto de una manera realmente práctica y veloz. La presencia física no es indispensable y hace una ventaja porque ayuda a reducir los tiempos de realización de proyectos, en proporciones importantes.
- Las vídeoconferencias: esta es una herramienta relativamente nueva, pero ha contribuido enormemente al desarrollo de los trabajos de las empresas. Permite comunicar visualmente a sus trabajadores aunque estén ubicados en locaciones distantes. Los monitores en ciertas circunstancias, sustituyen la presencia física de los empleados.
- Las redes sociales: Este instrumento tiene la virtud de mantener a las personas comunicadas e informadas de las últimas novedades, de manera constante y sumamente ágil y si hiciese falta, hasta entretenida.
Dinamización del mercadeo
El mercadeo es una de las actividades que potencia la presencia de cualquier empresa en el mercado, es una necesidad comercial de primera necesidad. Como consecuencia del desarrollo de la web, al día de hoy las campañas de publicidad tienen un fértil campo de difusión en la red. En consecuencia, la tendencia ha sido hacia su digitalización con una gran rapidez.
El departamento de tecnologías de la información y negocios ayuda en varios campos:
- Desarrollo de contenidos: los ordenadores junto con sus geniales programas de edición, procesamiento de imágenes, gráficos y de texto, hacen posible el diseño y publicación de campañas publicitarias. De este modo, se genera ahorro al no tener que acudir, primariamente y para este fin, a empresas profesionales de marketing.
- Investigación acerca del mercado: desde tu oficina de informática tienes la posibilidad de desarrollar una investigación acerca de las tendencias y gustos preferentes del mercado. Los diversos buscadores hacen posible el acceso rápido a la información de tu interés en esta dirección.
- Campañas de publicidad online: en la web existe una buena cantidad de oportunidades de dar a conocer y publicitar los productos y servicios de una empresa. No es solo a través de la red misma sino también, a través de las redes sociales que hoy son un canal de comunicación extremadamente popular. La oficina de informática es el instrumento idóneo para diseñar y lanzar al mercado la publicidad de tus productos.
La oficina de informática es la mejor vía para conseguir incrementar la difusión de los productos y servicios que ofrece tu empresa.
- Comercio en la web: cada día que pasa son más numerosas las empresas que se hacen presentes en la red, este simple hecho es formidable para ti. En conjunto con las campañas de mercadeo, sirven al propósito de ofrecer tu producción o tus servicios en el mercado. La oficina de informática canaliza todo el proceso de pedidos y entregas propio de las actividades comerciales de tu empresa.
Mejoramiento de los procesos de producción y distribución
Para cualquier empresa, el ahorro tanto de recursos como de tiempo, es sumamente importante. El departamento de informática es de gran utilidad para optimizar no solo los procesos de producción, distribución y colocación de tus productos. En unión de los recursos descritos hasta aquí, puedes reducir costos tanto en insumos como en logística.
- Optimización de las actividades empresariales: todas aquellas labores de dirección y coordinación pueden facilitarse en buena medida. Desde las necesidades de contabilidad hasta la distribución tienen la posibilidad de centralizarse con las capacidades de la oficina de informática. Esto facilita las labores de dirección, producción y el diseño de un plan de acción.
- Incluso un departamento como el de Recursos Humanos, percibe los beneficios del departamento de tecnologías de la información y negocios. Este ayuda a ahorrar el recurso tiempo ya que las sesiones de inducción o feedback pueden realizarse en línea y así eliminar toda movilización física.
- Optimización de las labores de producción: el departamento de informática ayuda a uniformizar entre los empleados y trabajadores, las políticas y criterios de dirección de las empresas. Lleva a cada puesto de trabajo los criterios que por ejemplo, acerca de la calidad de sus productos, manejan las empresas. Lleva tanto a la empresa central como a las subsidiarias esos criterios para que sean aplicados en cada instancia.
Sus labores alcanzan inclusive, actividades de auditoría interna: está a la expectativa de que las propuestas se cumplan a cabalidad. Puede ocuparse de introducir los correctivos a que haya lugar y necesidad. Puede estimular que cada trabajador aporte su cuota de creatividad en la mejoría de la calidad tanto del trabajo como de la producción.
Las tecnologías de información y negocios llegaron para quedarse
En el altamente disputado mundo corporativo de la actualidad, todo lo que atienda al mejoramiento del conjunto de funciones de la producción, será bien recibido. En el tema de las tecnologías de la información y negocios su presencia, actuación y permanencia sin duda alguna, están absolutamente garantizadas. Desde que fueron introducidas como un factor novedoso de la creación de bienes y servicios, no ha dejado de mostrar su importancia y valía.
A medida que el tiempo pasa, van ocupando más y más espacios dentro de la estructura de las empresas. Todos los procesos de producción y distribución han mejorado sustancialmente con el concurso de sus capacidades y virtudes. No hay en el mundo ninguna empresa de importancia que no tenga entre sus departamentos, el de informática integrado por profesionales de alta calidad. Su rendimiento ha sido una consecuencia directa de la existencia de este departamento.
¿Realmente funcionan, son realmente efectivas?
Esta pregunta a la luz de todo lo que antecede, casi resulta ociosa. En toda empresa que se respete, la necesidad de minimizar costos y maximizar beneficios obliga a buscar la manera de optimizar sus procesos. La informática, desde los ordenadores, pasando por Internet hasta las bases de datos y la nube, ha conseguido reducir el menoscabo de recursos y tiempo. Todo aprovechamiento idóneo de recursos se traduce en ese incremento de los beneficios que tanto se busca y espera.
Las tecnologías de la información y negocios han facilitado la inserción e implementación de modificaciones significativas en los esquemas de trabajo. Han estimulado la superación de aquellas prácticas que no resultaban armónicas ni eficientes en relación con la fabricación como con la distribución. Al mismo tiempo, han sido útiles para uniformizar los nuevos criterios acerca de la cooperación en las labores y la calidad de los bienes elaborados.
Uno de los criterios clave para la evaluación del valor que tiene una novedad en las empresas, es su permanencia. En todo caso, permanencia es sinónimo de utilidad, efectividad y eficiencia; una empresa que no tenga estos objetivos como su norte, no tendría futuro. Además de esto, el mundo se está informatizando a pasos agigantados, esta tecnología está marcando la pauta en la evolución de las empresas. La empresa que no se sume a esta ruta está condenada al fracaso.
Las tecnologías de la información y negocios como oficio
En la tecnologías de la información y negocios tienes el oficio del futuro. Un Máster en ciberseguridad es una opción para ti si sientes una inclinación particular por el mundo de las comunicaciones digitales. Si tu espíritu está empapado de la dinámica del mundo de los ordenadores, las redes e Internet, tienes una enorme oportunidad de crecimiento profesional en estas tecnologías.
